導入事例の掲載許可の取り方|確認フローとトラブル防止チェックリスト

導入事例づくりで最も時間がかかり、最も事故が起きるのが「掲載許可」の工程です。原稿は完成したのに公開できない——の原因はほぼここにあります。この記事では、確認の往復を最小にし、公開後のトラブルをゼロにするための手順を解説します。

なぜ掲載許可で事故が起きるのか

理由は単純で、確認すべき項目が多いのに、依頼側が「原稿を見てください」としか伝えないからです。すると先方は本文の言い回しだけを見てOKを出し、あとからロゴ利用・数値公開・写真掲載で問題が発覚します。さらに、担当者のOKと会社としてのOKは別物です。事例掲載の判断は多くの企業で広報部門の管轄であり、担当者止まりの確認は「あとで差し止め」の最大の原因です。

正しいフロー: 確認依頼は「一括提示」で1往復にする

確認をお願いベースのメール往復にせず、確認項目を最初から全部並べた依頼にします。テンプレートはこうです。

ポイントは3つ——①項目を分けて聞く(まとめてOKを取ると、あとで「ロゴは聞いていない」になる)、②広報確認を明示的に依頼する、③承認の記録を残すことを宣言する(先方にとっても安心材料です)。

許諾の範囲は「どこで使うか」まで取る

公開前チェックリスト(6項目)

• □ 記事全文をお客様の担当者が確認した
• □ 担当者の上長または広報の確認を取った(担当者OKだけで公開しない)
• □ 社名・ロゴの利用範囲(Web/資料/広告)を明示して許諾を得た
• □ 数値の公開可否を個別に確認した
• □ 承認の記録(メール等)を保管した
• □ 公開後のURLをお客様に共有した

この工程は自動化できる

ここまでの手順は、手動でやると1〜2週間のメール往復になります。ジレイスタジオでは、お客様がログイン不要のリンクで本文確認・修正依頼・ロゴ許諾のチェックまで行え、承認の記録(誰が・いつ・どの版を)が自動で保全されます。事例づくり全体の流れは作り方ガイドを、確認依頼の文面テンプレは無料キットをご覧ください。β版(無料)の事前登録はこちら。